C’est valable pour la plupart des achats importants qui vont nous accompagner longtemps… Essayer un logiciel dentaire avant d’acheter est plus que jamais utile en ce qui concerne les logiciels de gestion du cabinet dentaire ! 3 raisons (au moins !) pour ne pas s’en priver et essayer avant de signer !
À chaque nouveau changement de logiciel dentaire, un temps d’adaptation pour le cabinet reste nécessaire… et peut occasionner un coût indirect en ce qui concerne le temps d’adaptation pour le personnel. Une phase préalable d’essai et de test se révèle donc plus que jamais nécessaire avant de faire son choix définitif et de signer, parfois pour longtemps.
Avec le développement des logiciels en tant que service (SaaS pour Software as a Service dans la langue de Shakespeare), acheter son logiciel de gestion dentaire n’est plus nécessaire. Le cabinet dentaire s’acquitte de l’utilisation dans le cloud sous la forme le plus souvent d’un abonnement, de frais d’ouverture et de formations éventuelles. Deux avantages : une plus grande souplesse (notamment dans les mises à jour) et un lissage des coûts. Le tester revient aussi à commencer à se familiariser avec la nouvelle interface et facilitera la transition (si la bascule vers le nouveau logiciel se fait !). Certains logiciels permettent même de commencer les personnalisations en amont (comme les courriers types, le paramétrage des actes favoris, les ordonnances types…) afin que le logiciel soit 100% opérationnel le jour J. !
Concrètement comment essayer un logiciel dentaire avant de l’adopter ?
Essayer un logiciel de gestion (ou tout autre produit technologique !) avant de se décider à l’acheter est une pratique répandue dans tous les domaines, alors qu’elle l’est encore (trop) peu dans les cabinets dentaires. Au-delà de la seule question du coût (relativement marginal au sein des charges fixes du cabinet dentaire), il convient de s’assurer que le logiciel de gestion répond effectivement aux besoins du cabinet : ni trop de fonctionnalités qui ne seront pas utilisées, ni trop peu. Lister en amont les incontournables que l’on attend de son logiciel pour faire un choix rationnel. Certains fournisseurs proposent avant l’achat de faire ses gammes avec un « compte démo » qui permet de tester le produit, il est parfois possible aussi d’accéder aux mêmes possibilités avec des périodes d’essai.
Impliquer les assistantes dentaires pendant la « phase test »
Pour bien mesurer les contraintes liées à la phase de test, il est important d’embarquer avec soi toutes les personnes qui devront utiliser le logiciel de gestion… au premier rang desquelles : les assistantes dentaires ! C’est le meilleur moyen pour mesurer précisément le potentiel du logiciel. Même si la démo ou la période d’essai ne sont pas identiques aux conditions réelles avec de vrais patients, de vrais agendas… et que la phase de test connaît certaines limites, elle permet toutefois de se faire une idée réaliste des possibilités du logiciel de gestion dentaire (essayez par exemple une simulation de devis avec un de vos vrais cas complexes… comparez et observez la capacité de cotation du logiciel).
1/ Vérifier si le logiciel dentaire correspond à mes VRAIS besoins
Chaque cabinet dentaire aura des besoins spécifiques : son logiciel de gestion doit correspondre à ses besoins, et pas à celui de son voisin. Tester avant d’acheter permet à l’utilisateur futur de vérifier si ce dernier peut véritablement correspondre à ses attentes, au-delà de la recommandation faite par son sympathique confrère dans les allées de l’ADF.
2/ Évaluer l’ergonomie et la convivialité du logiciel
Avant d’acheter un logiciel de gestion, il est important d’en apprécier son ergonomie, sa convivialité… sa simplicité d’utilisation. En effet, le personnel du cabinet dentaire utilisera tous les jours cet outil, il est donc primordial que les assistantes soient à l’aise avec ce dernier. 4 questions essentielles pour s’en assurer :
- Est-ce que l’interface me convient ?
- Est-il facile d’établir des devis ?
- Les fonctionnalités sont-elles simples à utiliser ?
- Est-il facile de contacter le service client en cas de blocage
3/ Ne pas hésiter à comparer les logiciels dentaires
L’offre est large… mieux vaut donc tester plusieurs solutions avant de s’engager ! Une saine mise en concurrence en conditions réelles permet de se faire un avis objectif. Les points faibles et les atouts de chacun émergent rapidement.
Un logiciel de gestion en ligne permet d’assurer sereinement et simplement la gestion de son cabinet dentaire. Il en existe beaucoup sur le marché du logiciel dentaire… et peu de véritablement efficaces et adaptés à votre cabinet . Tester un logiciel avant son achat et avant de changer les habitudes du cabinet dentaire, fait résolument partie des pratiques à respecter.
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