Pour une gestion des semaines sereines au cabinet, la pierre angulaire est celle de l’agenda. Bonne nouvelle, les outils de gestion du cabinet nous aident à le faire, avec une philosophie parfois éloignée de nos habitudes et de notre intuition. Mode d’emploi.
La durée moyenne d’un rendez-vous est de 30 minutes mais il est dans nos conventions de donner des rendez-vous à nos patients aux heures rondes ou piles (9h, 9h30…) et de calculer les rendez-vous en tranches d’une demi-heure (1h, 1h30, 2h…) pourtant ces façons de faire ne tiennent pas compte de la durée RÉELLE des actes. Conséquences : de nombreuses (et précieuses !) minutes se transforment à la fin de l’exercice en heures et jours non rentables avec une perte financière significative. Bien paramétrés, les logiciels de gestion du cabinet permettent de palier cet écueil et d’organiser son agenda de façon rentable, cohérente et efficace.
Comment débuter la gestion de votre agenda ?
Commencer par gérer votre agenda en modules plus petits : de 10 minutes par exemple. Il est en effet parfaitement impossible qu’un acte – quel qu’il soit ! – dure précisément 30 minutes : un acte donné sera soit plus long soit plus court. Si l’acte est plus long, le rendez-vous sera expédié (ou bien reporté dans une nouvelle séance d’une demi-heure… qui se révélera alors trop longue !). Ou encore l’acte sera terminé dans de bonnes conditions, mais c’est le patient suivant qui en paiera les conséquences en étant pris en retard. Et c’est le redouté et classique effet domino que l’on connaît (malheureusement !) par cœur. Si en revanche l’acte est plus court que les 30 minutes prévues, il est probable que l’on choisisse de ralentir la cadence pour récupérer l’énergie dépensée lors des séances précédentes mal mesurées.
Coller à la réalité de notre pratique
On l’aura compris, les minutes mal pronostiquées et calibrées nous coûtent cher : en stress, en qualité, en satisfaction du patient. Pour éliminer ces minutes résiduelles ou manquantes, les logiciels de gestion proposent des blocs paramétrables selon nos protocoles, notre rythme. Bref la réalité et l’efficacité de notre pratique. Les logiciels de gestion bien pensés génèrent automatiquement des devis et des rendez-vous optimaux en fonction des paramètres indiqués.
Communiquer avec le patient
L’heure du rendez-vous va devenir plus précis :
les calibrages de 10 minutes impliquent que les séances ne débuteront plus toutes à une heure ronde ou à « la demie ». Certaines pourront commencer à 10, 20, 40 ou 50.
C’est une simple habitude à prendre pour le cabinet et cela ne change rien pour le patient (qui est invité à arriver avec 10 à 15 minutes d’avance).
S’assurer de maintenir le cap
Nos logiciels de gestions permettent de déterminer des semaines types, avec des matinées pour les chirurgies, d’autres pour les contrôles ou les premières consultations. L’objectif étant d’avoir un mélange dans la journée de rendez-vous dits “productifs » et d’autres qui le seront moins. Tout en garantissant un minimum de chiffre d’affaires par jour. L’agenda doit permettre de suivre le flux de nouveaux patients, indispensable pour la bonne santé du cabinet dentaire. L’agenda représente aussi le moyen de ne pas avoir certaines semaines ou journées trop chargées et d’autres pas assez :
Répartir son effort pour se ménager et l’ensemble du personnel du cabinet dentaire.
Penser aux urgences dans votre gestion d’agenda
Sans urgences, pas de cabinet dentaire ! Elles font partie intégrante du métier, mais ne sont pas toujours anticipées. On estime que la moyenne par praticien est de deux urgences par jour (les siennes et celles d’un collaborateur absent ou celles d’un confrère). Les agendas bien conçus intègrent deux créneaux quotidiens pour les gérer sans déstabiliser la journée et les rendez-vous des autres patients. Ici, c’est un paramétrage intelligent (un créneau quotidien de 30 minutes par exemple) associé aux compétences d’aiguilleur de l’assistante qui prennent tout leur sens !
Une aide au pilotage en temps réel
L’agenda intégré du logiciel de gestion permet également d’avoir un visuel et des alertes constantes sur l’état de la salle d’attente tout en étant sur la fiche du patient au fauteuil.
Cela permet de gérer son temps, d’accélérer ou au contraire de prendre son temps pour expliquer un plan de traitement ou des recommandations de brossage !
S’assurer de la venue du patient du lendemain !
Pour éviter les désagréables « no show » en bon français : « les patients qui n’honorent pas leur rendez-vous », un SMS envoyé la veille fait des miracles. Ne vous en passez pas pour être certain (ou presque) de ne pas se retrouver face à un fauteuil vide, c’est simple comme un clic sur le bouton dédié !
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