Limitation des rendez-vous manqués, aide administrative, optimisation de l’agenda, réduction des erreurs de cotation, convivialité. Les raisons d’aimer son logiciel de gestion ne manquent pas ! Zoom sur 5 d’entre elles.
On demande tout d’abord à son logiciel dentaire, véritable colonne vertébrale du cabinet, de présenter une très haute fiabilité avec des fonctionnalités de base solides (administrative, clinique et comptable), une ergonomie bien pensée et soignée. Sans multiplier les fonctions gadgets inutiles qui alourdissent le logiciel (et souvent la facture !) et qui prendront la poussière numérique dans le tiroir du cloud. Le logiciel doit remplir des fonctions de gestion de l’agenda, des patients, de la salle d’attente, de la comptabilité auxquelles s’adjoignent des fonctions de communication bien utiles. Le maître-mot ils doivent nous simplifier la vie pour rester focus sur notre cœur de métier !
5 raisons d’aimer son logiciel de gestion qui nous tiennent particulièrement à cœur :
Limiter les rendez-vous manqués
Les rappels de rendez-vous sont tellement entrés dans les habitudes qu’il devient difficile de s’en passer désormais. Sous peine de devoir entendre la désolante (et souvent sincère !) excuse de nos patients absents :
« Bah oui je ne suis pas venu à mon rendez-vous, mais je n’ai pas reçu votre texto ! »
Votre logiciel de cabinet dentaire peut réduire les rendez-vous manqués grâce aux rappels envoyés personnalisés automatiquement aux patients, par SMS et/ou par e-mail. Après paramétrage, les relances sont envoyées automatiquement, sans même y penser. Il est estimé que les rendez-vous manqués se voient divisés par quatre avec un système de relance !
Aider concrètement le pôle administratif
Avec un logiciel de gestion du cabinet dentaire efficace, tout ce qui est automatisable… l’est ! Et tout ce qui est réalisable en un clic l’est aussi. C’est le cas pour la vision globale de l’état des différents paiements qui rend possible le pilotage du règlement. Il propose la planification des relances à partir d’un certain délai d’attente du paiement, décidé en fonction de chacun. Les devis, ordonnances et courriers personnalisés sont réalisés en toute simplicité. Ils sont directement envoyables par courrier, par e-mail ou à l’impression du cabinet dentaire en un seul clic (on adore la fonctionnalité qui permet de réaliser ses envois en quelques secondes !).
La signature numérique avec le bouton « signature » réduit davantage le temps administratif. Et elle permet aux patients de signer tous les documents directement via une tablette (devis, ordonnances, courriers) et un stylet.
Optimiser ses rendez-vous avec le logiciel de gestion
L’agenda centralisé a signé l’arrêt de mort des tableaux débordants de lignes peu intuitifs (et personne ne le regrette !). Avec le calendrier numérique personnalisable et ajustée en temps réel, l’amélioration de l’organisation de l’emploi du temps est concrète (nota : dans un cabinet dentaire de groupe, l’idéal est de s’équiper d’un agenda multipraticiens, ou multisalles, pour une meilleure flexibilité). Il est possible d’ouvrir une fiche patient directement à partir de l’agenda et d’avoir accès à tout l’historique de ses rendez-vous.
Lorsqu’un devis est validé pour une réhabilitation complète, l’outil le décompose en autant de séances avec des actes groupés et propose des dates de rendez-vous directement (en prenant en compte les délais paramétrés : temps de cicatrisation, de réception de la prothèse, etc.).
Réduire les erreurs de cotation
Les erreurs de cotation et les rejets sont un cauchemar vécu au quotidien avec une nomenclature parfois opaque. Les guides et pas à pas pour les cotations inclus dans le logiciel réduisent considérablement tout risque d’erreur. Après saisie du devis : le bon acte au bon tarif est proposé pour une facturation bien plus simple. Il est tout à fait possible de paramétrer des enchaînements d’actes logiques selon les protocoles de chaque praticien.
Et la convivialité en plus !
Un logiciel sera utilisé par tous les membres du cabinet dentaire et tous les jours. Il se doit de proposer un fonctionnement au minimum agile et au mieux convivial et agréable à utiliser.
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